Nói ít hơn, truyền tải nhiều hơn
Tìm sweet spot giữa "kể hết" và "nói qua loa" khi trình bày kỹ thuật
Nhiều bạn kỹ sư nói chuyện với nhau thì không vấn đè gì, chứ cứ đến lúc phải trình bày với người không làm kỹ thuật, hoặc báo cáo lên trên, là bắt đầu xảy ra sự lệch pha. Người nói thì cứ nói, người nghe thì phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần mới hiểu.
Trong đầu kỹ sư, mọi thứ luôn ở “high resolution”: từng module code, từng đoạn log, từng góc performance, từng quyết định kiến trúc đã cân nhắc rồi bỏ qua v.v.. Ở trong vùng đó, mọi thứ rất giàu thông tin và có logic, chỉ là nó ko hiển thị trực tiếp ra ngoài.
Vấn đề là người nghe – sếp, khách hàng hoặc stakeholder – không sống trong cái “resolution” đó. Họ chỉ cần một bản tóm tắt đủ để hiểu chuyện gì đang xảy ra, rủi ro/cơ hội là gì, và họ cần phải quyết cái gì. Nếu mình bê nguyên cả “bản đồ rõ nét 4K” trong đầu ra, xác suất cao là họ chỉ thấy một mớ chi tiết rời rạc, không ráp lại được thành bức tranh.
Thật ra mình cũng từng ở phía người nghe. Là manager có background kỹ thuật, nhưng khi engineer trình bày mà đổ hết mọi thứ ra – từ root cause, đến từng bước debug, đến config đã thử – cảm giác như bị DDoS bằng thông tin. Cuối cùng phải hỏi lại từng ý một, tự lọc ra đâu là thứ mình thật sự cần biết. Nghĩa là ngay cả người có chung ngôn ngữ kỹ thuật cũng vẫn bị ngợp, nếu thông tin không được lọc và nén đúng cách.
Ở giữa hai thái cực “nói qua loa cho xong” và “kể cho đã hết cả mọi chi tiết” có một cái điểm ngọt (sweet spot). Chạm đúng điểm đó thì người nghe hiểu được bản chất vấn đề, không bị thiếu context nhưng cũng không bị chìm trong thông tin. Vượt quá, mỗi thêm một lớp chi tiết là thêm một lớp nhiễu.
Và sweet spot đó không cố định – nó phụ thuộc vào người nghe. Cùng một incident, trình bày cho CTO khác với trình bày cho Product Manager, khác với trình bày cho CEO. Nên trước khi chuẩn bị nội dung, câu hỏi đầu tiên không phải “mình muốn nói gì”, mà là “người nghe cần biết gì trong buổi này”. Hiểu được điều đó thì tự khắc biết đâu là thông tin giữ lại, đâu là thông tin lược bỏ.
Cách xử lý thông tin : làm sao lấy cái vòng tròn “core experience” trong đầu, nén lại thành vài câu, vài slide, để một người không có cùng background vẫn hình dung đúng được vấn đề. Cố gắng sử dụng ẩn dụ hợp lý và gần gũi để người nghe nhanh chóng nắm được các ý niệm. Còn những phần chi tiết thì để dành cho Q&A, khi họ thật sự muốn đào sâu là được.
Sau đủ nhiều kinh nghiệm trình bày, mình nhận ra kỹ năng khó nhất không phải nói cho hay, mà là biết cô đọng và on-point. Khi phía bên kia hiểu đúng ý mình muốn nói – dù mình không kể hết ý mình đang nghĩ – thì đó chính là lúc mình đã chạm đúng sweet spot.